10 Consejos para Implantar con Éxito SuccessFactors en tu Empresa

Cada vez más empresas escogen nuevas tecnologías para la gestión de las personas, y una de cada dos empresas está reconsiderando las soluciones cloud en la gestión de sus recursos humanos.

Existen muchas ventajas que las organizaciones destacan en las soluciones cloud de recursos humanos. Entre ellas: rapidez y agilidad, análisis e informes en tiempo real, big data, experiencia integral del usuario, colaboración e hiperconectividad,…

Por estos motivos, SAP SuccessFactors es una de las principales soluciones para la gestión del talento de las organizaciones.

Si estás pensando en implementar la tecnología cloud como SAP SuccessFactors no dejes de leer… Te explicamos 10 consejos que debes tener en cuenta para que tu proyecto sea un éxito.

Consejo #1 – Estar bien informado antes de comprar

¿A quién no le ha pasado que ha comprado algo y después no era lo que esperaba?

Aunque parezca imposible, a veces no conocemos exactamente las características del producto que estamos comprando.

Y si se trata de un software cloud para la gestión de los recursos humanos de nuestra organización como SuccessFactors, los problemas posteriores pueden ser peor de lo esperados, ya que como usuarios no conocemos exactamente qué funcionalidades tiene, y qué procesos puede realizar la herramienta.

En dtm antes de nada estudiamos en profundidad tus necesidades y antes de que compres nuestros servicios te explicamos bien cómo la tecnología va a impactar en los procesos principales de tu Departamento de Recursos Humanos y cómo puedes gestionar el cambio en tu organización.

Consejo #2 – Estandariza tus procesos

Estandarizar los procesos es simplificar tu organización.

En ocasiones será necesario modificar algunos procesos propios para estandarizarlos, de forma que la herramienta los pueda gestionar de una forma sencilla y ágil. Y además, su administración y mantenimiento sea fácil para la compañía.

SuccessFactors es un software cloud estándar por lo que necesita ser alimentado con procesos estándar. En caso de que nos queramos salir de lo “normalizado”, pueden surgir problemas para adaptarlo a nuestras necesidades.

dtm dispone de un equipo de consultores con amplios conocimientos en procesos de RRHH capaces de orientarte en la modelación de los procesos para llevar a cabo mediante SSFF.

Consejo #3 – Conoce la Tecnología Cloud

Por suerte o por desgracia, los proyectos Cloud son diferentes al resto de proyectos.

Si quieres llevar a cabo un proyecto de implantación de Tecnología Cloud SuccessFactors, tienes que tener en cuenta dos cosas:

Por una parte, que quieres realizar un proyecto de tecnología cloud. Y por otra parte, que el producto escogido ha sido SucceccFactors. Esto puede sonar muy obvio, pero es muy importante y la mayoría de veces no se tiene en cuenta.

Los proyectos “cloud” tienen sus propios timings, sus propios procesos y su propio vocabulario. Y, además, SuccessFactors tiene sus características particulares.

Antes de iniciar un proyecto de esta envergadura es importante conocer las particularidades del mundo cloud.

No intentes dirigir un proyecto cloud de igual forma que gestionarías cualquier otro proyecto.

En dtm te damos apoyo de principio a fin en la implementación orientándote en los nuevos conceptos y las formas de administrar la herramienta Cloud.

Consejo #4 – Think Global

SuccessFactors es un software que gestiona todos tus procesos de RRHH pero estos procesos están ligados uno con otros, comparten datos e información.

El principal error en el que se cae es que no existe un rol que tenga la visión global no únicamente del proyecto sino también de los procesos que se están llevando a cabo en SuccessFactors.

Por ejemplo, el módulo de Performance puede estar relacionado con el módulo de Sucesiones y el equipo de personas responsable de cada módulo puede ser diferente, por lo que es necesario que exista una persona responsable de integrar todos los procesos a implementar, manteniendo la coherencia del sistema. Esta persona tiene que tener conocimientos de la organización, de los procesos a implementar y de las particularidades del mundo cloud.

Este rol es necesario tanto por parte de la organización como por parte de la consultora que realice el proyecto.

Consejo #5 – Modera las expectativas

Al inicio de la implantación, tanto el director del proyecto como el equipo suele estar muy motivado y tener unas altas expectativas del resultado de SuccessFactors en la organización. Pero a medida que avanza el proyecto, estas buenas sensaciones pueden cambiar, especialmente si un trabajo no se completa a tiempo o su resultado no es el esperado.

Aprende y sé rápido en corregir errores, nuestros consultores te ayudarán y te informarán sobre los resultados del proyecto en todo momento.

Consejo #6 – Marca Indicadores de Éxito

No se disponen de indicadores antes de la implementación (¡ni después!) sobre el resultado esperado de la implementación de SuccessFactors, por lo que no se puede medir el avance del proceso ni el resultado final. El problema es que no disponemos de valores cuantitativos para tomar decisiones a medida que avanza el proyecto. Ni tampoco disponemos de datos objetivos para valorar el retorno de la inversión realizada en SuccessFactors.

En dtm te mostrarenos el análisis antes y después de nuestra intervención y verás el crecimiento que ha supuesto tu inversión.

Consejo #7 – Define bien el alcance del Presupuesto

El precio de “algo” es relativo y puede variar mucho debido a diferentes factores. La relatividad de los precios es especialmente delicada en los proyectos de implementación de tecnología cloud.

En este sentido, muchas empresas suelen tener una evaluación de riesgos muy detallada y estudiada, pero después se sorprenden cuando tienen que hacer frente a costes adicionales.

En dtm trabajamos sobre presupuestos cerrados y nuestra experiencia nos dice que vale lo que pagas y que tu organización va a recuperar la inversión.

Consejo #8 – Planifica el Proyecto Cloud

En los proyectos de implementación de tecnología cloud SuccessFactors, a menudo se exigen calendarios que se basan en puntos irrelevantes del proyecto, o bien no se tiene en cuenta el tiempo real que requerirá llevar a cabo las tareas necesarias para lograr los resultados esperados.

Sin una planificación adecuada a la realidad del proyecto la implementación está condenada a sufrir retrasos sobre la fecha del Go-Live. El tamaño, la complejidad, el alcance y el cambio requerido para un implantación exitosa requiere que las personas involucradas en realizar el plan del proyecto conozcan perfectamente la solución.

Minimizar el proceso de planificación como una tarea trivial o delegar la tarea en otra persona no experta en la solución conduce a una planificación indebida en tiempo y recursos. La falta de experiencia en implantaciones de Successfactors es una de las causas más comunes de fracasos en la planificación.

En dtm la planificación del proyecto la realizamos con todos los actores y perfiles expertos en la solución que estarán involucrados desde el inicio hasta el fin del proyecto. La experiencia en proyectos anteriores nos permite identificar desde el Kick Off del proyecto factores que impactarán directamente en tiempo en recursos, como la migración de datos, la documentación, la integración de procesos o la integración con otros sistemas, ya sea SAP o aplicaciones de terceros. Nuestro equipo de consultores son conocedores de las “limitaciones” de la solución y detectar estas al inicio del proyecto son claves para adoptar la mejor solución y cubrir las necesidades del cliente.

Otros de los factores a tener en cuenta en proyectos que requieren de varios módulos es identificar el orden correcto de implantación de los mismos teniendo en cuenta las necesidades del cliente y de cara a minimizar el impacto en futuras fases. Empezar la casa por el tejado suele salir muy caro.

Consejo #9 – Nombra la Persona adecuada para la gestión del proyecto

Normalmente se destinan la mayor parte de los esfuerzos a encontrar los recursos adecuados para la correcta implementación de la tecnología (consultora de referencia, proveedor de soluciones tecnológicas, etc.) pero prácticamente no se destinan esfuerzos en la búsqueda de la persona responsable que gestionará el proyecto. Con mucha frecuencia se nombra al director/a del proyecto según su disponibilidad y no se tienen en cuenta la formación y la experiencia del futuro director del proyecto.

No escoger a la persona adecuada puede condenar el proyecto.

Consejo #10 – La Gestión del cambio, no es solo un proyecto de IT

Son pocas las empresas que dan importancia a la gestión del cambio. Todo el trabajo realizado no sirve de nada si las personas no adoptan la nueva tecnología implantada.

Para aprovechar y dar a conocer todo el potencial de la herramienta, todo el mundo deberá participar en el proceso de transformación. Esto asegurará la alineación e integración de los distintos procesos de negocio de HR, y la aceptación por parte del empleado.

Cambiar la cultura corporativa establecida, los procesos de negocio y la formación a los usuarios clave de la herramienta puede impactar considerablemente en la implementación de la solución. La comprensión del cambio y la formación a las personas adecuadas son dos componentes clave en el éxito del proyecto.

La educación y la comunicación de los beneficios del uso de la nueva herramienta hacia los usuarios finales haciendo su trabajo más fácil y más eficiente en la organización son esenciales.

En dtm somos plenamente conscientes de ello, y es por eso que asignamos los recursos necesarios en consecuencia a la fase del proyecto para llevar a cabo la gestión del cambio durante el proyecto. Identificar a los usuarios clave para cada proceso de negocio y formarlos indirectamente desde el inicio del proyecto es beneficioso en todos los aspectos. El usuario, sin darse cuenta, va haciendo suya la herramienta y ayuda a detectar requerimientos y mejoras no considerados con anterioridad.

dtm y SAP SuccessFactors van de la mano, con más de 80 proyectos en esta tecnología sabemos identificar los problemas de implantación y como darles solución, ¡contáctanos para acompañarte en este proceso!

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